Что нужно для заказа кодов в «Честном знаке»
Заказ кодов маркировки оформляется в Станции управления заказами — СУЗ. Система формирует уникальные Data Matrix для конкретного товара, поэтому перед созданием заказа продукция должна быть правильно идентифицирована и описана.
Главная ошибка на этом этапе — собирать сведения только для формы заказа и не проверять карточку товара. Если GTIN отсутствует, карточка не подписана или в ней указаны неверные характеристики, оформить заказ либо использовать полученные коды корректно не получится.
| Какие данные нужны | Где используются | Что проверить |
|---|---|---|
| Товарная группа | В заказе и карточке товара | Подключена ли группа в профиле участника и относится ли к ней продукция |
| GTIN / код товара | Идентификация товарной позиции | Указан ли номер в 14-значном формате и принадлежит ли он нужному товару |
| Карточка товара | Национальный каталог | Заполнены ли обязательные характеристики и подписана ли карточка УКЭП |
| Способ выпуска в оборот | Форма заказа в СУЗ | Собственное производство, импорт, перемаркировка или другой доступный сценарий |
| Количество кодов | Формирование заказа | Совпадает ли объём заказа с фактической партией и запасом на брак |
| Способ генерации серийного номера | Создание уникальной части кода | Формирует серийные номера оператор или сам участник |
| ИНН сервис-провайдера | Передача кодов в типографию | Выбрана ли организация, которая фактически получает и печатает коды |
Что должно быть готово до создания заказа
Часть данных не вводится непосредственно в строку заказа, но без них работа в СУЗ останавливается. До оформления кодов проверьте регистрацию компании, доступы и состояние карточек товаров.
Организация должна быть зарегистрирована в «Честном знаке», а нужная товарная группа — подключена в профиле.
Электронная подпись используется для подтверждения карточек, заказов и дальнейших операций с кодами.
На счёте должно быть достаточно средств для оплаты необходимого количества кодов.
У пользователя должны быть права на создание и подписание заказов кодов маркировки.
Каждая товарная позиция должна иметь корректный код товара, связанный с её характеристиками.
Описание должно быть заполнено и находиться в статусе, который позволяет заказывать коды.
Если товар ещё не описан, сначала подготовьте карточку в Национальном каталоге. Заказ кодов не заменяет создание карточки и не заполняет сведения о продукции автоматически. Если непонятно, с какого этапа начать, посмотрите, что делать.
Товарная группа
Товарная группа определяет правила описания продукции, доступные способы выпуска в оборот и дальнейшие операции с кодами. Выбирать её только по названию товара нельзя: принадлежность продукции к маркировке проверяют по кодам ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД2, а также по действующим требованиям для конкретной категории.
Например, для одежды, обуви, косметики, воды, молочной продукции, БАД и технических средств действуют разные наборы обязательных характеристик. Поэтому перед заказом важно не просто подключить товарную группу, но и убедиться, что продукция описана именно в правильной категории. Если категория вызывает сомнения, проверьте товарную группу до заказа кодов.
Какие данные подготовить для определения группы
- полное наименование товара;
- назначение и вид продукции;
- код ТН ВЭД ЕАЭС;
- код ОКПД2;
- состав, материал или сырьё;
- способ производства и упаковки;
- разрешительные документы, если они требуются для товара.
GTIN для заказа кодов маркировки
GTIN — это код товарной позиции. Он относится не к отдельной единице продукции, а к определённому варианту товара. В СУЗ код товара используется в 14-значном формате: номера меньшей длины дополняются ведущими нулями.
Один GTIN нельзя использовать для товаров, которые отличаются существенными характеристиками. Если меняются размер, цвет, объём, состав, модель, количество единиц в упаковке или другой признак, влияющий на идентификацию товара, может потребоваться отдельный GTIN. Если неясно, нужен ли новый номер, уточните, что делать с GTIN.
Когда нужны разные GTIN
- одна модель одежды представлена в разных размерах или цветах;
- товар выпускается в упаковках разного объёма или веса;
- различается состав или назначение продукции;
- единичная и групповая упаковка являются разными предметами торговли;
- изменились характеристики, по которым товар идентифицируется на рынке.
Не получается подобрать или проверить GTIN?
Проверим товарные позиции и поможем подготовить карточки перед заказом кодов.
Какие сведения нужны для карточки товара
Точный список полей зависит от товарной группы. Однако до начала работы стоит собрать базовый набор сведений, который используется в большинстве карточек и помогает избежать постоянных уточнений у производителя, поставщика или технолога. Если карточка не проходит проверку, проверьте, что исправить.
| Блок данных | Что подготовить | Комментарий |
|---|---|---|
| Идентификация | Наименование, бренд, модель, артикул, GTIN | Название должно однозначно отличать товар от других позиций |
| Классификация | Товарная группа, ТН ВЭД ЕАЭС, ОКПД2 | Коды должны соответствовать фактическим характеристикам продукции |
| Производитель | Наименование изготовителя, страна производства | Для контрактного производства отдельно проверьте владельца бренда и фактического изготовителя |
| Характеристики | Состав, материал, цвет, размер, объём, масса, назначение | Набор зависит от товарной группы и вида карточки |
| Упаковка | Вид упаковки, количество единиц, уровень упаковки | Единичная, групповая и транспортная упаковка могут иметь разные GTIN |
| Документы | Декларация, сертификат, регистрационные сведения | Заполняются, если поле предусмотрено для конкретной продукции |
| Изображения | Фотография товара и упаковки | Изображения должны соответствовать описываемой товарной позиции |
Техническое или сокращённое название из учётной системы не всегда подходит для Национального каталога. Карточка должна содержать понятное и полное описание товара.
Способ выпуска товара в оборот
При создании заказа необходимо указать, для какого сценария выпускаются коды. Доступные варианты зависят от товарной группы и роли участника. Обычно система предлагает сценарии, связанные с производством в России, импортом, перемаркировкой или другими предусмотренными операциями.
Как выбрать правильный вариант
- Собственное производство: товар изготовлен в России и будет вводиться в оборот производителем.
- Импорт: продукция произведена за пределами России и маркируется до или в рамках ввоза.
- Контрактное производство: заранее определите, какая организация является заказчиком кодов и кто указан производителем в карточке.
- Перемаркировка: новые коды заказываются взамен утраченных или повреждённых в предусмотренном правилами порядке.
- Другие сценарии: используйте только те варианты, которые доступны для конкретной товарной группы и операции.
Нельзя выбирать способ выпуска только потому, что он первым отображается в списке. Этот параметр связан с последующим вводом кодов в оборот, поэтому неверный вариант может остановить дальнейшую работу с партией. Если не уверены в сценарии, уточните, что выбрать.
Количество кодов и серийные номера
Для каждой товарной позиции указывается количество необходимых кодов. Заказывать лучше по фактическому объёму партии с разумным запасом на технологический брак, повреждение этикеток и повторную печать.
СУЗ применяет ограничения на размер одного заказа и количество товарных позиций. Если партия большая, заказ может потребоваться разделить на несколько частей.
Способ генерации серийного номера
Серийный номер делает каждый код уникальным. В зависимости от настроек и товарной группы его может сформировать оператор системы либо сам участник. Если собственная система серийных номеров не используется, обычно выбирают генерацию оператором.
Что уточнить перед заказом
- сколько единиц продукции будет фактически промаркировано;
- нужны ли коды для единичной, групповой или другой упаковки;
- какой процент этикеток может уйти в брак;
- кто формирует серийные номера;
- каким способом коды будут получены и переданы на печать.
Какие данные нужны, если коды печатает типография
Если участник не печатает Data Matrix самостоятельно, к заказу подключается типография или сервис-провайдер. В этом случае заранее запросите у подрядчика данные, по которым его можно выбрать в СУЗ.
Подготовьте
- ИНН организации, которая будет получать коды для печати;
- подтверждение, что подрядчик работает с нужной товарной группой;
- формат и размер этикетки;
- материал этикетки и требования к стойкости печати;
- способ передачи макета и готовых этикеток;
- сроки производства и количество этикеток;
- порядок работы с браком и повторной печатью.
ИНН необходимо указывать именно для той организации, которая фактически получает коды в рамках заказа. Ошибка в реквизитах может привести к тому, что типография не увидит заказ или не сможет начать печать. Если подрядчик не видит коды, проверьте передачу заказа.
Какие сведения подготовить разным участникам
| Участник | Основные данные | Что проверить дополнительно |
|---|---|---|
| Производитель | GTIN, характеристики товара, данные изготовителя, объём партии | Соответствие карточки фактической продукции и способу производства |
| Импортёр | GTIN иностранного товара, производитель, страна, характеристики и партия | Право использовать GTIN и сценарий маркировки импортной продукции |
| Владелец бренда | Данные бренда, товара и фактического изготовителя | Кто создаёт карточку, заказывает коды и вводит товар в оборот |
| Контрактный производитель | Данные площадки, продукции и заказчика производства | Распределение ролей между участниками до заказа кодов |
| Типография | ИНН, параметры этикетки, количество и сроки печати | Доступность заказа и корректность передачи кодов на печать |
Пошаговый чек-лист перед заказом кодов
- Определите товарную группу Сверьте продукцию по ТН ВЭД ЕАЭС, ОКПД2 и действующим требованиям маркировки.
- Разделите ассортимент на товарные позиции Определите, какие размеры, цвета, объёмы и варианты упаковки требуют отдельных GTIN.
- Проверьте или получите GTIN Убедитесь, что код относится к нужному товару и корректно отображается в Национальном каталоге.
- Заполните карточку товара Внесите обязательные характеристики, изображения и сведения о документах, затем подпишите карточку УКЭП.
- Определите способ выпуска Выберите сценарий, соответствующий производству, импорту, перемаркировке или другой операции.
- Рассчитайте количество кодов Учтите объём партии, уровни упаковки и разумный запас на повреждение этикеток.
- Определите способ печати При самостоятельной печати подготовьте оборудование, при работе через подрядчика запросите его ИНН.
- Проверьте счёт и доступы Убедитесь, что на лицевом счёте достаточно средств, а у пользователя есть права и действующая УКЭП.
- Создайте и подпишите заказ Ещё раз сверьте GTIN, количество, способ выпуска и получателя до отправки заказа.
Частые ошибки при подготовке заказа
Размеры, цвета, объёмы или упаковки объединяют в одну позицию, хотя они должны идентифицироваться отдельно.
Описание создано, но не переведено в состояние, позволяющее оформить заказ кодов.
Продукцию классифицируют по названию, не проверяя ТН ВЭД, ОКПД2 и состав.
В заказе выбран сценарий, который не соответствует происхождению и дальнейшему вводу партии в оборот.
Заказ передан не тому сервис-провайдеру или подрядчик не видит коды для печати.
Заказывают коды строго по количеству товара и не оставляют запас на повреждённые этикетки.
Соберите сведения в одной таблице: GTIN, наименование, артикул, характеристики, количество кодов, способ выпуска и место печати. Так данные легче проверить до переноса в СУЗ.
Не хотите разбираться в карточках и СУЗ самостоятельно?
Проверим исходные данные, подготовим карточки и поможем оформить заказ кодов.
Частые вопросы
Можно ли заказать коды без GTIN?
Для стандартного заказа кодов требуется код товара. Возможность использовать техническую карточку или специальный идентификатор зависит от товарной группы и конкретной операции, поэтому универсально заменить GTIN нельзя.
Нужно ли сначала создавать карточку товара?
Для большинства товарных групп товар необходимо описать в Национальном каталоге, заполнить обязательные поля и подписать карточку УКЭП до оформления кодов.
Можно ли использовать один GTIN для разных размеров и цветов?
Если размер, цвет или другая характеристика отличает товарную позицию, обычно требуется отдельный GTIN. Окончательное решение принимают по правилам идентификации конкретного товара.
Какой GTIN указывать в СУЗ — 13 или 14 цифр?
В информационных системах код товара указывается в 14-значном формате. Если исходный номер короче, перед ним добавляются ведущие нули.
Нужен ли ИНН типографии при самостоятельной печати?
Нет, данные сервис-провайдера нужны, когда коды получает сторонняя организация. При самостоятельной печати заранее проверьте оборудование, формат файла и качество Data Matrix.
Сколько кодов можно заказать за один раз?
В СУЗ действуют ограничения на количество товарных позиций и кодов в одном заказе. Крупную партию может потребоваться разделить на несколько заказов.
Что выбрать: серийные номера оператора или собственные?
Если у компании нет интегрированной системы формирования и контроля собственных серийных номеров, обычно используют генерацию оператором. Собственные номера требуют корректной интеграции и соблюдения формата.
Что делать, если система не даёт заказать коды?
Проверьте статус карточки товара, формат GTIN, подключение товарной группы, права пользователя, действительность УКЭП, лицевой счёт и корректность способа выпуска. Если ошибка сохраняется, что делать дальше.