Что такое поэкземплярный учет маркированных товаров
Поэкземплярный учет — это передача в систему маркировки сведений не только о GTIN и количестве товара, а о конкретных кодах идентификации. Благодаря этому система видит движение каждой маркированной единицы от одного участника оборота к другому.
При отгрузке продавец формирует УПД через ЭДО и включает в него коды идентификации отдельных товаров, наборов, групповых или транспортных упаковок. Получатель сверяет фактически поступивший товар с документом и подписывает УПД. Только после корректного обмена сведения о кодах переходят к новому владельцу.
Какие 6 товарных групп перешли на поэкземплярный учет
Общая дата перехода — 1 марта 2026 года, но объем обязанностей и правила для ранее введенного в оборот товара различаются. Поэтому недостаточно увидеть свою товарную группу в перечне: необходимо учитывать конкретную категорию товара, дату производства или ввода в оборот и вид операции.
| Товарная группа | Что изменилось с 1 марта 2026 года | Важное исключение |
|---|---|---|
| Безалкогольные напитки и соки | Поэкземплярная передача и приемка товаров, для которых наступила обязательная прослеживаемость. | Товар, ранее полученный по ОСУ и произведенный до даты перехода, может продолжать оборачиваться по ОСУ до окончания срока годности. |
| Безалкогольное пиво | Полная поэкземплярная прослеживаемость при передаче, приемке и выводе из оборота. | ОСУ для этой группы не применялся; отдельно учитывайте дату производства и правила конкретной операции. |
| Лекарственные препараты для ветеринарного применения | Передача сведений по конкретным кодам при обороте и выводе из оборота. | Переход на ОСУ для этой группы не предусматривался. |
| Медицинские изделия | Поэкземплярный учет медицинских перчаток и санитарно-гигиенических изделий, используемых при недержании. | Требование не распространяется автоматически на все медицинские изделия; для товаров, введенных в оборот до 1 марта 2026 года, действуют отдельные правила. |
| Антисептики и дезинфицирующие средства | Для соответствующей волны маркировки передача и приемка выполняются по кодам каждой единицы или упаковки. | Товары, введенные в оборот до перехода, могут продолжать оборачиваться по ОСУ, если это допускают правила группы. |
| Спортивное питание | Поэкземплярный учет применяется при выводе товара из оборота по всем причинам. | Полная прослеживаемость оборота ожидается с 1 марта 2027 года; с 1 марта 2026 года это не полный поэкземплярный обмен между всеми участниками. |
Формулировка «шесть товарных групп» не означает одинаковые правила для всех шести. Самые частые ошибки возникают из-за распространения общего требования на весь ассортимент медицинских изделий, все антисептики или полный оборот спортивного питания.
Чем поэкземплярный учет отличается от объемно-сортового
| Параметр | Объемно-сортовой учет | Поэкземплярный учет |
|---|---|---|
| Что указывается в документе | GTIN и количество товара | Коды идентификации конкретных единиц или упаковок |
| Нужно ли сканировать каждую единицу | Обычно нет, достаточно количества по GTIN | Да, если не используется групповая или транспортная агрегация |
| Можно ли определить владельца конкретного кода | Нет полной поэкземплярной прослеживаемости | Да, система отслеживает движение каждого кода |
| Риск расхождений при приемке | Расхождения выявляются по номенклатуре и количеству | Необходимо сверять конкретные коды или агрегаты |
Какие коды нужно указывать в УПД
В УПД передаются коды идентификации, а не полный Data Matrix с проверочной частью. В зависимости от упаковки можно указывать:
- КИ — код идентификации отдельной потребительской единицы;
- КИН — код идентификации набора, если такой формат применяется в группе;
- КИГУ — код идентификации групповой упаковки;
- КИТУ — код идентификации транспортной упаковки.
Если товары корректно агрегированы, достаточно передать код групповой или транспортной упаковки: система обработает вложенные коды. Если агрегация отсутствует или расформирована, потребуется передача отдельных кодов.
Когда коды переходят к покупателю
Физическая передача товара сама по себе не меняет владельца кодов в системе. Коды считаются переданными после корректного формирования и подписания УПД участниками обмена. Если покупатель начнет продавать товар до завершения электронного документооборота, касса или система маркировки может сообщить, что товар принадлежит другой организации.
Для безалкогольных напитков в официальном разъяснении указан срок подписания УПД — до трех рабочих дней с момента физической отправки, но не позднее передачи товара на реализацию или третьим лицам. По другим группам необходимо сверять действующие правила и условия договора с контрагентом.
Не настроены ЭДО и приемка по кодам?
Проверим текущую схему работы и подготовим процессы под поэкземплярный учет.
Кого касается переход
Новые обязанности затрагивают всех участников, которые выполняют операции с соответствующей маркированной продукцией:
Наносят коды, формируют агрегацию, вводят товар в оборот и передают покупателю корректный УПД.
Сканируют поступление и отгрузку, сверяют коды и передают их следующему участнику через ЭДО.
Принимают товар по кодам, продают через кассу либо оформляют вывод из оборота для собственных нужд и других причин.
Что нужно сделать для работы по новым правилам
- Проверьте регистрацию в «Честном знаке» Подключите нужную товарную группу и убедитесь, что сотрудники имеют права на работу с документами.
- Подключите ЭДО Заключите договор с оператором либо используйте ЭДО Лайт, если он подходит вашей схеме работы.
- Настройте роуминг с контрагентами Проверьте возможность обмена УПД между операторами ЭДО поставщика и покупателя.
- Обновите учетную систему Программа должна поддерживать поэкземплярные УПД, статусы кодов, расхождения и работу с агрегацией.
- Подготовьте 2D-сканеры или ТСД Оборудование должно стабильно считывать Data Matrix и передавать код без обрезки и замены символов.
- Протестируйте приемку и отгрузку Проведите тестовый обмен с контрагентом до массовых поставок и проверьте переход кодов между владельцами.
- Обучите сотрудников Закрепите порядок действий при недостаче, лишнем коде, поврежденной маркировке и расхождении с УПД.
Как принимать маркированный товар поэкземплярно
- Получите входящий УПД Не подписывайте документ автоматически до фактической сверки товара.
- Отсканируйте поступившие коды Можно сканировать отдельные единицы либо агрегированные упаковки, если их состав не нарушен.
- Сопоставьте факт с документом Проверьте недостающие, лишние, дублирующиеся и не принадлежащие поставщику коды.
- Оформите расхождения При ошибке согласуйте исправление или корректировочный документ, а не принимайте неверные коды.
- Подпишите корректный УПД После обработки документа проверьте, что коды появились у вашей организации.
Как отгружать товар поэкземплярно
- Соберите заказ и отсканируйте коды Убедитесь, что коды принадлежат вашей организации и доступны для передачи.
- Проверьте агрегацию Если отгружается короб или палета, убедитесь, что состав КИГУ или КИТУ актуален.
- Сформируйте УПД Включите отдельные КИ либо код агрегированной упаковки и отправьте документ через ЭДО.
- Контролируйте подписание До подтверждения приемки не считайте передачу кодов завершенной.
Зачем нужна агрегация КИГУ и КИТУ
Без агрегации крупную поставку приходится сканировать поштучно. КИГУ объединяет потребительские единицы в групповую упаковку, а КИТУ — товары или групповые упаковки в транспортную. При передаче агрегированного кода система учитывает все вложенные коды.
Перед отгрузкой важно убедиться, что упаковка не расформирована, а фактический состав совпадает со сведениями в системе. Если часть товара изъяли из короба, необходимо корректно изменить агрегацию, иначе покупатель получит расхождения.
Как оформлять вывод из оборота не через кассу
Поэкземплярный учет применяется не только при передаче товара. Если продукция используется для собственных нужд, передается безвозмездно, утрачена, уничтожена, экспортируется или выбывает по другой причине без розничной продажи, сведения подаются по конкретным кодам.
Способ оформления зависит от роли участников и товарной группы. В некоторых схемах поставщик формирует УПД с признаком вывода из оборота на собственные нужды получателя, а в других случаях владелец самостоятельно подает документ «Вывод из оборота».
Что делать с товаром, полученным до 1 марта 2026 года
Нельзя применять одно правило ко всем остаткам. Для безалкогольных напитков и части антисептиков товары, которые были произведены и получены по ОСУ до перехода, могут продолжать оборачиваться по старому формату при соблюдении условий товарной группы. Для медицинских изделий обязанность поэкземплярной передачи привязана к товарам, введенным в оборот с 1 марта 2026 года.
Для безалкогольного пива, ветеринарных препаратов и отдельных категорий медицинских изделий ОСУ не применялся. По спорным партиям необходимо проверить дату производства или ввода в оборот, статус кодов и официальные правила конкретной группы до формирования УПД.
Частые ошибки после перехода
| Ошибка или ситуация | Почему возникает | Что делать |
|---|---|---|
| В УПД есть GTIN и количество, но нет кодов | Документ сформирован по старой схеме ОСУ | Обновить учетную систему и сформировать поэкземплярный УПД |
| Товар принадлежит другой организации | УПД не подписан либо коды не перешли покупателю | Проверить статус ЭДО и владельца кодов |
| Коды из короба не совпадают с КИГУ | Агрегация нарушена или не обновлена | Расформировать или скорректировать упаковку до отгрузки |
| Покупатель получил лишние или недостающие коды | Фактическая поставка не сверена с УПД | Оформить расхождение и исправленный документ |
| ЭДО не принимает поэкземплярный УПД | Устаревший формат, модуль или нет роуминга | Обновить интеграцию и проверить обмен с оператором |
| Сотрудники сканируют каждую единицу вручную | Поставщик не использует агрегацию | Согласовать поставки с КИГУ или внедрить ТСД для массовой приемки |
Чек-лист готовности компании
- нужные товарные группы подключены в личном кабинете;
- УКЭП работает, права сотрудников настроены;
- ЭДО подключен, роуминг с контрагентами проверен;
- учетная система формирует УПД с КИ, КИГУ и КИТУ;
- 2D-сканеры или ТСД считывают Data Matrix без ошибок;
- приемка не подтверждается до фактической сверки кодов;
- сотрудники умеют оформлять расхождения;
- проверен порядок вывода товара из оборота не через ККТ;
- для старых партий определены переходные правила;
- проведена тестовая отгрузка и приемка с контрагентом.
До массовой приемки возьмите один реальный УПД и пройдите весь цикл: сканирование, сопоставление кодов, исправление расхождений, подписание и проверку нового владельца. Такой тест выявляет проблемы быстрее, чем проверка настроек по отдельности.
Частые вопросы
Что именно указывать в УПД при поэкземплярном учете?
Коды идентификации отдельных единиц товара либо КИН, КИГУ или КИТУ. Полная проверочная часть Data Matrix в УПД не передается.
Нужно ли сканировать каждую единицу товара?
Если поставка не агрегирована — да. При корректной агрегации можно сканировать и передавать код групповой или транспортной упаковки.
Когда товар становится собственностью покупателя в «Честном знаке»?
Для целей прослеживаемости коды переходят после корректной обработки и подписания УПД участниками обмена. Физической доставки без завершенного ЭДО недостаточно.
Можно ли продать товар до подписания входящего УПД?
Не следует. Коды могут продолжать числиться за поставщиком, из-за чего возникнет ошибка о продаже товара не владельцем.
Весь ли ассортимент медицинских изделий перешел на учет с 1 марта 2026 года?
Нет. На этой дате отдельное требование касается медицинских перчаток и санитарно-гигиенических изделий, используемых при недержании. Для других медицинских изделий действуют свои этапы.
Спортивное питание полностью передается поэкземплярно?
С 1 марта 2026 года поэкземплярность применяется при выводе из оборота по всем причинам. Полная прослеживаемость оборота для этой категории предусмотрена с 1 марта 2027 года.
Что делать с товаром, который был получен по ОСУ до перехода?
Проверить правила конкретной товарной группы. Для части напитков и антисептиков допускается дальнейший оборот старых партий по ОСУ, но условия зависят от даты производства, ввода в оборот и приемки.
Как ускорить приемку большой поставки?
Использовать агрегацию КИГУ и КИТУ, ТСД и интеграцию ЭДО с учетной системой. Без агрегации сотни кодов придется сверять поштучно.